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Automatisierte Verarbeitung von Auftragsbestätigungen für SAP

Neues Software-Tool prüft eingehende Auftragsbestätigungen automatisch und erlaubt Änderungen, Widersprüche oder Stornierungen auf Knopfdruck

Wiesbaden, 22.09.2017 - Die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen nimmt einen erheblichen Teil der Arbeitszeit im Einkauf in Anspruch, obwohl es eigentlich nur darum geht zu prüfen, dass das was Einkäufer und Lieferanten verhandelt haben, von den Lieferanten auch korrekt umgesetzt wurde. An dieser Stelle setzt die neue Lösung ORDER CONFIRMATIONS+ der Advanced Software GmbH an: Mit Hilfe der Software werden alle eingehenden Auftragsbestätigungen automatisch und im Hintergrund gegen die offenen Bestellungen im SAP-System geprüft. Bei Übereinstimmung werden diese automatisch bei der SAP-Bestellung abgelegt und die Bestellung entsprechend aktualisiert. Für den Fall, dass Diskrepanzen auftreten, informiert die Software den zuständigen Einkäufer und bietet die Möglichkeit für Änderungen, Widersprüche oder Stornierungen auf Knopfdruck.

„Unser Konzept sieht vor, dass ORDER CONFIRMATIONS+ dauerhaft im Hintergrund arbeitet und den Einkäufer von unnötigen manuellen Arbeitsschritten entlastet“, so Joachim Binder, Geschäftsführer der Advanced Software GmbH. Nur wenn eine Abweichung zwischen Auftragsbestätigung und Bestellung festgestellt wird, meldet sich die Software per E-Mail beim zuständigen Einkäufer und präsentiert diesem über einen Link die Auftragsbestätigung zusammen mit den Bestelldaten aus dem SAP-System sowie die ermittelten Abweichungen.

Für den Fall, dass der Einkäufer die Auftragsbestätigung auch mit der Abweichung (z.B. beim Liefertermin) akzeptiert, kann die Bestellung mit einem Klick im SAP-System aktualisiert werden. Entscheidet sich der Einkäufer für einen Widerspruch oder eine Stornierung, stellt die Software eine vorgefertigte E-Mail mit allen nötigen Daten und Informationen in Outlook bereit, die der Einkäufer direkt abschicken kann. „Unsere Kunden bestätigen, dass insbesondere diese nahtlose Integration mit dem SAP-System und Microsoft Outlook die Arbeitsabläufe im Einkauf signifikant verbessert und vereinfacht“, so der IT-Experte weiter.

Die automatische Verarbeitung von Auftragsbestätigungen ist Teil einer umfassenden Software-Suite für einen effizienteren Einkauf mit SAP. Zu der Suite gehört außerdem eine Lösung um Bestellungen auf Knopfdruck mit allen Zeichnungen und Dokumenten aus SAP auszugeben, eine Lösungen für die automatisierte Verarbeitung von Lieferscheinen und Frachtbriefen und eine Lösung für die automatisierte und effiziente Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

22.09.2017 12:05

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