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Gelangensbestätigung: Lösungsmöglichkeiten und praktische Umsetzung zum 01.10.2013

Soest, 01.08.2013 Nach einigem hin und her ist es nun amtlich: ab dem 01.10.2013 wird für innergemeinschaftliche Versendungen eine Gelangensbestätigung Pflicht, sofern der Verkäufer das Geschäft umsatzsteuerfrei abwickeln möchte.
Was bedeutet das nun für die deutschen Unternehmen und wie können sie die Anforderungen sinnvoll umsetzen?

Hintergrund
Nachdem der §17a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) zunächst ausschließlich eine Gelangensbestätigung forderte, erlaubt die Neufassung des §17a weiterhin in vielen Fällen die Nutzung sogenannter Alternativnachweise. Diese können zudem auch elektronisch erbracht werden und auch aus mehreren Einzeldokumenten bestehen.
Zunächst sind nach §3 Absatz 6, Satz 1 UStG zwei grundlegende Varianten zu unterscheiden:

Beförderungsfall
Das liefernde Unternehmen oder der Käufer befördern selbst die Ware.

Versendungsfall
Die Beförderung der Ware erfolgt durch einen vom Versender oder Käufer/Abholer beauftragten Dritten, z.B. einen Spediteur oder Paketdienst.

In beiden Fällen ist eine Gelangensbestätigung uneingeschränkt einsetzbar. wenn sie nach §17c, Absatz 2, Satz 2 UStDV mindestens die folgenden Inhalte aufweist:
- Name und Anschrift des Abnehmers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung des Liefergegenstandes
- Ort und Monat des Erhalts des Gegenstandes bzw. des Endes der Beförderung
- Ausstellungsdatum
- Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm benannten Vertreters

Auf Druck vieler Verbände und Gremien wurde durch die Neufassung des §17a UStDV erreicht, dass in den meisten Versendungsfällen Alternativnachweise zur Gelangensbestätigung grundsätzlich anerkannt werden können. Dies sind:

a) Frachtbrief
Unterzeichnet vom Auftraggeber des Frachtführer und des Empfängers nach Erhalt der Lieferung, z.B. in Feld 24 des CMR-Frachtbriefs).

b) Konnossement

c) Spediteursbescheinigung
cc) Beauftragung durch den Lieferanten
Name und Anschrift des beauftragenden Spediteurs, Name und Anschrift des liefernden Unternehmens und des Auftraggebers der Versendung, Menge und handelsübliche Beschreibung des Liefergegenstandes, den Empfänger und den Bestimmungsort, den Monat des Endes der Beförderung, eine Versicherung des Spediteurs, daß die Angaben des Belegs auf Basis nachprüfbarer Geschäftsunterlagen erstellt wurden und, soweit nicht elektronisch erstellt, die Unterschrift des Spediteurs.

cd) Beauftragung durch den Abnehmer
Grundsätzlich identisch wie im Fall cc nur mit der Ausnahme, das zusätzlich der Nachweis über die Entrichtung der Gegenleistung (Zahlung) von einem Bankkonto des Abnehmers erfolgen muss.

d) Tracking-und-Tracing-Schriftliche/elektronische Auftragserkeilung und Protokoll des Paketdienstleisters
Verbunden mit einer Verknüpfung zum betriebswirtschaftlichen Vorgang im ERP-System und dem POD-Nachweis.

e) Einlieferungsbestätigung und Zahlungsnachweis bei Postsendungen

Problemfelder
Für Transporte, die ein Lieferant selbst veranlaßt, ergibt sich aufgrund der Zulässigkeit der Alternativnachweise kaum eine Änderung zum bisherigen verfahren.
Anders sieht es bei den typischen Selbstabholern (EXW/FCA) aus. Die tatsächlich erfolgte Verbringung ist zu bestätigen, die bloße Absicht reicht nicht mehr aus. Aufgrund des fehlenden Vertragsverhältnisses zwischen Versender und Spediteur/Transporteur kann das problematisch werden, da der Versender den Spediteur/Transporteur ggf. nicht wiedersieht und nicht auf ihn einwirken kann. Zudem müssen die Unterlagen mit Zahlungsnachweisen abgeglichen und zusammengebracht werden. Ob die vorgelegten Belege dann später von den prüfenden Finanzbehörden anerkannt werden, ist vorher nicht absolut sicher, so dass auch die Gefahr bestehen kann, nach mehreren Monaten/Jahren noch Nachweise beschaffen zu müssen, was in der Praxis eher unmöglich sein dürfte.

Empfehlung
Um bei Selbstabholern auf der sicheren Seite zu sein, kann den Versendern nur empfohlen werden, auf die separate Gelangensbestätigung in Form eines standardisierten Formulars abzustellen.

Risikoabgrenzung
Den Unternehmen ist zu empfehlen, zunächst folgende Sachverhalte zu prüfen:
- Anzahl der EXW/FCA-Versendungen (Selbstabholer) innerhalb der EU
- Anzahl der KEP-Sendungen
- Höhe des Gesamtrisikobetrags (19% USt) jährlich

Anhand des Gesamtrisikobetrags (Gegenstandswert) kann dann die Strategie des Unternehmens festgelegt werden. Lohnt es sich z.B., bei einem Versand über 500€ und damit einem Risikobetrag von 95€ drei Mahnungen an den Empfänger hinsichtlich der Gelangensbestätigung zu erstellen und zudem einige Male zu telefonieren? Wäre im Gegenzug ein standardisiertes Begleitschrieben vertretbar? Wie hoch sind in beiden Fällen die Aufwände für das Monitoring?

Wie setzt man das Thema am sinnvollsten um?
Hauptaugenmerk bei der Auseinandersetzung mit dem Thema muß neben der Abwägung des Risikopotenzials auf die innerbetrieblichen Organisationsprozesse und –konzepte gelegt werden.

Es gilt herauszufinden, ob durch eine andere/ angepasste Organisation die Problematik grundsätzlich vermieden werden kann.

Im Rahmen der internen Umsetzung ist zunächst festzulegen, wer die Verantwortung für das Thema übernimmt – das Finanzwesen oder die Logistik? Oder vielleicht beide gemeinsam mit dem Vertrieb?

Ist das geklärt kann überlegt werden, ob eine Software zur Unterstützung der Prozesse sinnvoll ist oder die gesamte Abwicklung eher an einen Dienstleister ausgelagert werden sollte.

Softwareauswahl
Sofern ein Unternehmen alle versandrelevanten Vorgänge über ein zentrales EDV-System abwickelt, kann eine Lösung in diesem EDV-System sinnvoll sein.
Erfolgt die Abwicklung in unterschiedlichen IT-Systemen und/oder manuell, hilft eine Lösung in einem IT-System in der Regel nicht weiter. Sinnvoll kann dann eine unabhängige IT-Lösung zur Verwaltung der Gelangensbestätigungen sein, welche ggf. Schnittstellen von und zu den gängigen IT-Systemen aufweist, gleichzeitig aber plattformneutral auf Basis moderner Technologien betrieben wird.

Fachliche Anforderungen:
- Automatisiertes und manuelles Anlegen von Vorgängen
- Automatisierte Prüfung der UStIDNr. der Warenempfänger
- Verwaltung aller Kopfdaten und Sendungsinformationen
- Verwaltung von Adressen und Ansprechpartnern mit Kontaktinformationen
- Monitoring-Funktion für offene Vorgänge
- Alarmfunktion bei Überschreiten von Zeitvorgaben
- Vorgangsbezogene Historie aller Aktivitäten (Email, Fax, Briefe, Telefonate etc.)
- Mandantenfähigkeit
- Druck von Formularen und Dokumenten


- Interaktive PDF-Formulare
- Automatisiertes Mahnverfahren
- Status-Tracking bei KEP-Diensten
- Nachbearbeitung papiermäßig eingegangener Informationen
- Langjährige (10+1) Archivierung

Technische Anforderungen:
- Verwendung aktueller DB-Systeme (möglichst aber DB-unabhängig)
- Programmierung entweder in der Sprache des ERP-Systems oder in aktuellen Sprachen (z.B. Java, PHP, C#)
- Datendown- und upload via WEB-Anwendung oder einfacher Dateiformate (z.B. CSV-Dateien)
- Schnittstelle zu gängigen Office-Systemen (z.B. Microsoft)
- Nachgewiesene und dokumentierte Standardschnittstellen zu den gängigen ERP-Systemen
- Mind. optionale Nutzung einer WEB-Oberfläche und mobiler Endgeräte

Service Anforderungen:
- Durchgehende Hilfefunktion auf allen Ebenen
- Fachliche und technische Hotline

Dienstleisterauswahl
Auch die beste IT-Lösung kann aber die Aufgabe nicht allein lösen. Alle relevanten Vorgänge müssen dahingehend überwacht werden, ob die benötigten Statusinformationen oder Gelangensbestätigungen vorliegen. Häufig werden die Kunden via Brief und/oder Email angeschrieben werden müssen oder sind telefonische Mahnungen oder Abfragen erforderlich.

Grundsätzlich muss ein Unternehmen die Überwachung und das Einholen der Gelangensbestätigung oder Alternativnachweise nicht selbst machen. Es kann die Arbeiten an Dritte verlagern. Zu bedenken ist in solchen Fällen, ob die Verlagerung an Dritte zu den organisatorischen Abläufen im Unternehmen passt. Zudem muss ein vertrauenswürdiger Partner gefunden werden, der die Arbeiten sachkundig übernimmt und ebenfalls die erforderliche Sicherheit nachweisen kann. Kriterien dazu sind beispielsweise:
- Organisation des Anbieters, insbesondere im Hinblick auf dessen Verfahrenssicherheit und Dokumentation (z.B. ISO 9001),
- Sicherheit des Anbieters im Hinblick auf die Stellung in der sicheren Lieferkette (z.B. ISO 28000, AEO S/F),
- fachliche Kompetenz des Anbieters (z.B. AEO S/F-Zertifikat, Publikationen, Fortbildungen, externe Audits),
- Qualität des eingesetzten Verfahrens (z.B. externe Auditierung),
- IT-Sicherheit und Datenschutz z.B. durch ISO 27001 und ADV.
- Personalsicherheit des Anbieters durch ausreichend qualifiziertes und sicheres Personal (z.B. Zuverlässigkeit nach §7 LuftSiG oder §§ 9, 10 SÜG).

Fazit
Die Umsetzung der Erfordernisse einer korrekten Organisation zur Gelangensbestätigung umfassen erheblich mehr als die Auslagerung des Prozesses an einen Dritten oder die Einführung einer Software. Aufgrund der möglichen Konsequenzen für die Unternehmen scheint es dringend angeraten, sich, sofern nicht schon geschehen, mit dem Sachverhalt zu beschäftigen.
Unterstützung und weitere Informationen unter http://www.aob-consulting.de/gbs

01.08.2013 17:01

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