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Mellex AG: SAMFEX-eine Hotel-Software für das Back of House Management von morgen

SAMFEX: eine Hotel-Software für das Back of House Management von morgen – eine die sogar „mitfeiert“, wenn’s gut läuft

Über SAMFEX-Entwickler Alexander Melle und seine Vision für smartere Hotelbetriebe

Zürich, 18. Mai 2017 – Ziemlich genau vor 9 Jahren entstand die Idee, eine Hotel-Software zu entwickeln, die den täglichen Ablauf vieler operativer Abteilungen vereinfacht. Vor 7 Jahren ging die erste Testversion an den Start und vor 5 Jahren war das Produkt marktreif. Alexander Melle, CEO der Mellex AG, und sein Team lancierten die erste Version der BOH-Management-Software SAMFEX. Seither hat es zahlreiche Erweiterungen gegeben; Schnittstellen sind dazugekommen, unter anderem für die Kommunikation mit Front of House Systemen, und das Internet of Things hat Einzug gehalten. Der Markt hat das Produkt angenommen, weil die Hotellerie ein Sektor ist, in dem jede Arbeits- und Zeiteinsparung „Gold wert“ und jeder nicht gelaufene Weg eine echte Erleichterung für die hart arbeitende Belegschaft ist.

Mobifex - Copyright Mellex AG

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SAMFEX ist also viel mehr als eine Software – es ist ein Produkt, das geschaffen wurde, weil sein Erfinder verstanden hat, was in einem Hotelbetrieb vor sich geht; weil er sich zum Ziel gesetzt hat, nicht nur das Erlebnis der Gäste, sondern auch das der Mitarbeiter zu verbessern. Das einzige, was noch fehlte, war eine Art virtueller Coach, der schnellen Rat weiß, wenn es im Betrieb mal irgendwo hakt. Deshalb wurde Sympathieträger S.A.M. „ins Team geholt“: Er fungiert als Sidekick und Mentor für die Anwender, ist grün, drollig und weiß alles über SAMFEX.
Vor 9 Jahren – die Vision hinter dem Produkt…
In SAMFEX stecken nicht nur Innovationsgeist, fortlaufende Entwicklung und fundiertes Tech-Know-How, sondern auch ein tiefes Verständnis für die Abläufe eines Hotelbetriebs. Letzteres resultiert aus Alexander Melles langjähriger Tätigkeit als Director of Information Systems bei einem internationalen Hotelkonzern. In diesen Jahren wurde dem studierten Elektrotechniker die Notwendigkeit einer Softwarelösung bewusst, die die verschiedenen Back of House Bereiche, wie Housekeeping, Maintenance und Asset Management, miteinander verknüpft und den Mitarbeitern die Kommunikation erleichtert. Deshalb gründete er 2011 die Mellex AG. Heute kann SAMFEX all das, was Melle damals vorschwebte, und noch viel mehr. Die Software – sowohl auf dem Desktop als auch auf mobilen Endgeräten verfügbar – ist individuell auf die Größe und Ausrichtung der Betriebe anpassbar, egal ob für kleinere Einzelhotels oder global operierende Konzerne.

…und was es alles kann:
Zu SAMFEX‘ Kernfunktionen zählt zum Beispiel ein Tool für die Wartung und Instandhaltung der Betriebstechnik. Die App nimmt Arbeitsaufträge entgegen, wie zum Beispiel die Reparatur einer defekten Glühbirne, die das Housekeeping direkt bei der Zimmerreinigung via Smartphone eingibt, weist sie dem zuständigen Mitarbeiter zu, und passt bei Erledigung des Auftrags auch gleich die Inventarliste der Haustechnik an. Darüber hinaus erstellt SAMFEX Wartungszyklen für Gerätschaften, um Defekten vorzubeugen und Kosten einzusparen; die App verwaltet Angebote von externen Dienstleistern und liefert detaillierte Statistiken, etwa zum Energieverbrauch. Mithilfe nachrüstbarer Messgeräte hilft die App Betreibern, die Energieeffizienz ihres Hauses signifikant zu verbessern, was Geld spart und dem Klimaschutz zugutekommt.
Ein weiteres „Tätigkeitsfeld“ der App ist das Housekeeping, wo sie dem Management hilft, Dienstpläne zu erstellen und in Echtzeit einen Überblick zum „Reinigungsstatus“ der einzelnen Zimmer gibt. Auch die Mitarbeiter sehen so auf einen Blick, ob ein Zimmer zum Beispiel belegt ist, ob es für eine Anreise vorbereitet werden muss oder ob ein Turndown-Service gewünscht ist. Sogar das Auffüllen und Abrechnen der Minibar läuft über SAMFEX, das direkt mit dem FOH-System Opera kommuniziert und Verluste verhindert, die oftmals entstehen, wenn die Minibarkontrolle erst nach der Abreise des Gastes erfolgt.

Besonders deutlich wird die effizientere Kommunikation zwischen den einzelnen Hotelbereichen durch SAMFEX für alle Serviceleistungen im Hotel: Ob Zusatzkissen, Weckruf oder Austausch eines defekten Föns – die App teilt Gästewünsche den zuständigen Mitarbeitern zu; sie regelt die Gepäckzustellung innerhalb des Hauses und unterstützt die verschiedenen Teams mit praktischen Checklisten in ihrer täglichen Routine, inklusive Reporting-Funktion an Teamleiter und involvierte Kollegen. Zudem reagiert SAMFEX auf Gästefeedback, kommuniziert Beschwerden oder Anregungen an die richtigen Stellen und teilt ebenso Lob mit den Mitarbeitern.

Auch im Global Asset Management der Betriebe macht sich SAMFEX nützlich. Hier verwaltet die Software unter anderem Bestellungen und versendet Erinnerungen, zum Beispiel, wenn sich ein Bestand dem Ende neigt. Und sie vereinfacht die Inventur, indem sie etwa mit Barcodes für fest installiertes Inventar arbeitet, die nur noch gescannt und automatisch zugeordnet werden.

Bei der Entwicklung von SAMFEX standen Flexibilität, Praxisnähe und Nutzerfreundlichkeit im Fokus, weshalb sich die Software außergewöhnlich schnell in den laufenden Hotelbetrieb integrieren lässt und seitens der Mitarbeiter nur minimaler Schulung bedarf. Für die Zeit danach steht den Nutzern dann S.A.M zu jeder Tages- und Nachtzeit zur Seite – um Fragen zu beantworten, Fehler zu finden und um sich mit dem Team zu freuen, wenn es Erfolge zu feiern gibt. Und falls S.A.M doch mal an seine Grenzen stößt, ist Alexander Melles starkes Support-Team zur Stelle, das rund um die Uhr via Hotline erreichbar ist, und Weiterentwicklungswünsche ohne Verzug an das SAMFEX-Team übermittelt. Denn Anregungen von dort, wo „the magic happens“ sind Melle und seinem Team mehr als willkommen. Sie haben schließlich eine Mission zu erfüllen.

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18.05.2017 16:45

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