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Raus aus dem Nebel: Schaffen Sie Durchblick mit den richtigen Kennzahlen

Unternehmer und Manager brauchen Kennzahlen, um ihr Unternehmen zu steuern.
Umsatz und Kosten und das daraus ermittelte Ergebnis ist das übliche Dreigestirn. Diese Zahlen sind auch die Basis für die GuV und die Bilanz. Aber diese Kennzahlen haben ein Problem:

Es sind Vergangenheitskennzahlen!

Die Werte repräsentieren die Umsätze, die Kosten und die Ergebnisse der Vergangenheit und meistens werden sie auch mit einem Zeitversatz produziert. Demnach werden alte Werte spät sichtbar. So kann es sein, dass die Kennzahlen erst vorliegen, nachdem der Sachverhalt, aus dem die Kennzahlen resultieren, bereits Monate vergangen ist.

Wie aber soll der Unternehmer oder der Manager sein Unternehmen steuern und führen, wenn die Kennzahlen mehrere Monate alt sind? Solange die Zahlen gut sind, gibt es kein wesentliches Problem. Sind die Zahlen aber schlecht, lässt sich nichts mehr korrigieren. Wie lässt sich das verbessern? Mit Zukunftskennzahlen!

Zukunftskennzahlen sind ein Indikator für zukünftige Umsätze, Kosten und Ergebnisse. Sind diese Zukunftskennzahlen „grün“, werden auch die Vergangenheitskennzahlen den Erwartungen entsprechen. Die Vergangenheitskennzahlen verlieren damit an operativer Bedeutung. Der Unternehmer und das Unternehmen kann oft Wochen oder Monate früher gegensteuern, bereits wenn sich Probleme im Keim andeuten.

Was sind Zukunftskennzahlen?
Die ersten in jedem Unternehmen verfügbaren Zukunftskennzahlen sind die Angebote. Immer wenn ein Angebot versendet wird, gibt es eine Angebotssumme (AS) und eine Option auf einen Auftrag. Diese Auftragsoption (AO) lässt sich in Prozent bewerten. Wird die Angebotssumme mit dem Potential der Beauftragung multipliziert und werden dann alle Angebotssummen addiert, die mit diesem Faktor gewichtet wurden, ergibt sich der erwartete Auftragseingang (AE) als erste Prognose. Dieser Wert ist der Auftragseingang (AE) VSI/in EURO, VSI steht für „voraussichtliches IST“. Dieser zukünftige Auftragseingang ist zwar noch nicht da, er wird aber wahrscheinlich kommen…

Über die Jahre hinweg stellt sich heraus, wie hoch dieser absolute Wert sein muss. Dabei hat die Höhe dieses Wertes natürlich etwas mit den Kosten zu tun. Höhere Kosten bedingen einen höheren Auftragseingang VSI / in EURO. Daher sind die zukünftigen Kosten zu prognostizieren, die Monatlichen Kosten (MK) VSI / in EURO. Nun lässt sich ein Quotient aus monatlichen Kosten und Auftragseingang VSI bilden, das ist der Auftragseingang VSI/je Monat. Er gibt an, wie lange das Unternehmen von den Angeboten, die derzeit am Markt sind, leben könnte.


Vertriebskennzahl:

AE(VSI)€= ∑▒〖(AS€ x AP%)〗

AE (VSI)(Monat)= (∑▒〖(AS€ x AP%〗))/(MK (VSI)€)

Der Auftragseingang (AE) VSI / in EURO und Monat sind damit die entscheidenden Faktoren zur Beurteilung der Vertriebsqualität.

Sie lassen sich noch mit dem Akquise-Potential (AP) ergänzen. Das sind die Potentiale bei Interessenten, für die noch kein Angebot erstellt werden kann, für die aber eine Prognose möglich ist. Akquise-Potential in EURO lässt sich genauso berechnen wie Auftragseingang VSI in EURO. Auch hier lässt sich ein Quotient mit den Kosten VSI bilden und damit ein Monatswert ermitteln. Werden die Angebote dann beauftragt, entsteht im Unternehmen Arbeitsvorrat (AV)/in EURO. Dieser ist zunächst noch nicht abgearbeitet, aber eine weitere spannende Kennzahl. Der Arbeitsvorrat ist die Summe der beauftragten Beträge, die noch nicht abgearbeitet wurden.

Bei vielen Unternehmen bestehen die beauftragten Summen aus Produkt- (PA) und Dienstleistungsaufwendungen (DL). Dienstleistungen können wiederum nach eigenen (EDL) und zugekauften (ZDL) differenziert werden. Eigene Dienstleistungen sind die Aufwendungen, die von eigenen Mitarbeitern im Kundenauftrag erbracht werden. Diese Dienstleistungen repräsentieren die eigene Wertschöpfung und sind die Basis der Auslastung der eigenen Mitarbeiter. Wird der Auftragseingang (AE) von den eingekauften Produktaufwendungen (PA) und den zugekauften Dienstleistungen (ZDL) befreit, resultieren die eigenen Dienstleistungsaufwendungen.

Diese Kennzahl ist der Eigene Arbeitsvorrat (EAV)/in EURO. Zu Beginn eines Auftrages ist dieser Arbeitsvorrat 100 %, der Umsatz 0 %. Am Ende eines Auftrages verhält es sich umgekehrt, 100% des Auftrages ist dann Umsatz, der Arbeitsvorrat ist 0%.

Damit lassen sich verschiedene Kennzahlen über den Eigenen Arbeitsvorrat und dessen Wandlung in selbst erarbeiteten Umsatz erstellen. Die Kennzahlen können für Einzelne, für Teams oder für die ganze Firma erhoben werden. Sie sind die Basis einer ganzheitlichen Ressourcenplanung.

Der Eigene Arbeitsvorrat (EAV) ist der Indikator für die Ressourcen-Planung der Mitarbeiter. Er gibt in Euro oder in Monaten an, wie lange eine Person, ein Team oder die Firma ausgelastet ist.
Der monatliche Wert ergibt sich aus dem Quotient mit den Eigenen Monatlichen Kosten (EMK) VSI. Ist nicht genug Arbeitsvorrat im Haus, ist eine Nichtauslastung des Personals abzusehen. Das stellt ein hohes Risiko dar. Während sich eingekaufte Leistungen für Produkte und Dienstleistungen schnell reduzieren lassen, sind die Kosten des eigenen Personals eher fix.

Ressourcenauslastung:

AV€ = ∑▒〖(AE€-PA€-zDL€)〗

EAV (Monate)= (∑▒〖(AE€-ZPA€-ZDL€)〗)/(EMK (VSI) €)

Nun lassen sich diese Kennzahlen kombinieren. Beispielsweise lässt sich das Akquise-Potential, der Auftragseingang VSI und der Arbeitsvorrat addieren. Dieser so entstandene Zukunftsfaktor (ZF) lässt sich in Euro oder in Monaten auswerfen und zeigt an, wie lange das Unternehmen „vom Bestand“ leben kann.

Zukunftsfaktor:

ZF€ =AP€+AE (VSI)€+EAV€


Sind die Zukunftskennzahlen „grün“, werden auch die Gegenwartskennzahlen und letztendlich die Vergangenheitskennzahlen, d.h. Umsatz, Kosten und Gewinn den Erwartungen entsprechen.

Die GuV und die Bilanz zeigen dann Zahlen, die man zuvor schon wusste. Probieren Sie es aus!

Natürlich werden die Erhebung und die Präsentation der Kennzahlen nicht ohne eine sinnvolle Softwareunterstützung funktionieren. Am Anfang kann ein „Prototyp“ mit Excel stehen, die nachhaltige Umsetzung kann aber nur in einem System erfolgen, in welchem die Prozesse zur Erfassung der Kennzahlen ganzheitlich und am besten ohne Zusatzaufwand für alle Beteiligten abgebildet sind.

Bleiben Sie neugierig,
UNTERNEHMEN Sie etwas!
Ihr Heiko Rössel

17.08.2017 13:03

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