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Zeitmanagement in der Logistik

Bei 140 Mitarbeitern, die in der Verwaltung, im Lager und als Fahrer auf den über 50 eigenen Fahrzeugen jeden Tag 100% Leistung für den Kunden erbringen ist Organisation das A&O. Zur Unterstützung dieser Organisation setzt Schröder Logistik seit einigen Monaten auf eine neue Lösung im Bereich des Zeitmanagements.

Hin zu automatisierten VorgÄngen

Wurden bis vor einigen Monaten die Spesenabrechnungen noch auf handschriftlichen Zetteln von den Fahrern eingereicht, bedeutete für

die Mitarbeiter in der Verwaltung der manuelle Abgleich mit den Daten des digitalen Tachographen einen
hohen Aufwand: Passen die Zeiten? Sind Spesen korrekt angegeben? Und auch die Eingabe von Stunden
per Hand in ein Zeitmanagement-System zur Übergabe an die DATEV für die Personalabrechnung benötigte viel Zeit.

Simone Bost, Prokuristin bei Schröder Logistik, hat daher die Digitalisierung vorangetrieben. Seit über 25 Jahren im Unternehmen, erinnert sie sich noch an die
Personalabrechnung, die komplett per Hand gemacht wurde. Aus der Erfahrung weiß Bost also wie wichtig
es ist neuen Lösungen gegenüber aufgeschlossen zu sein um immer weiter voranzukommen.

Umfangreiche Anforderungen Bost hat in diesem Fall einen alten Kontakt wieder aufleben lassen und
sich an Rainer Sander gewendet.Sander ist bei der M∙SOFT Organisationsberatung aus Dissen im Bereich
Zeitmanagement als Berater tätig.

Nach ausführlichen Gesprächen wurde ein Leistungsportfolio erstellt, das die umfangreichen
Anforderungen bei Schröder Logistik zusammenfasst: von den unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen
bis hin zur Abrechnung von Spesen und der Nutzung der Daten aus dem Tachographen.

Flexible Lösung findet Einsatz

Im Markt gab es bislang für die vielfältigen
Anforderungen keine Lösung, die Schröder Logistik von
vorne bis hinten unterstützt. „Vorne“ ist dabei Tachonova, das bei Schröder als digitaler Tachograph
Einsatz findet, „hinten“ die Personalabrechnungssoftware.

Mit dem Zeitmanagementsystem TIME4 von M∙SOFT bot sich die passende Ausgangslösung, die das
Bindeglied zwischen den Daten des digitalen Tachographen und der vorbereitenden Lohn- und Gehaltsabrechnung darstellt.

Durch ein flexibles Schnittstellenmanagement
erfolgt die Übergabe der Daten aus Tachonova in TIME4.
Dadurch entfällt die manuelle Eingabe der Daten. Bei den Fahrern lassen sich die Lenk- und Ruhezeiten
auf einen Blick anzeigen und auswerten – mit minutengenauer Darstellung für eine korrekte Spesenabrechnung. Eine weitere wichtige Voraussetzung ist die Abrechnung nach dem
Mindestlohngesetz. Die erfassten Zeiten werden über TIME4 archiviert und können bei Bedarf zu Prüfungen
herangezogen werden.

Abteilungs- und Standortübergreifend

Die eingesetzte Lösung bietet für Schröder Logistik den Vorteil, dass auch die Außenlager einbezogen werden können und die Mitarbeiter in Lager und Verwaltung über Terminals ihre Kommt-/Geht-Zeiten erfassen.

Auf Knopfdruck erhält man einen Überblick der geleisteten Stunden oder kann sich Berichte z.B. zur
Urlaubsstatistik anzeigen lassen.

Berücksichtigung finden dabei individuelle
Arbeitszeitkonten und Vereinbarungen. Auch die Unterscheidung zwischen Zeitkonten und Wertkonten werden im Programm abgebildet.

Wichtige Grundlage für die Disposition

Abwesenheitszeiten wie z.B. Urlaub,Krankheit oder Elternzeit lassen sich im Programm mit dem Abwesenheitsplaner erfassen. Bei Bedarf kann hier auch ein Genehmigungsverfahren Berücksichtigung finden. Den Disponenten stehen diese Daten dann als Übersicht im Lesemodus zur Verfügung – als Grundlage für eine reibungslose Planung der Touren.

Nahtlose Übergabe der Daten

Alle für die Personalabrechnung relevanten Daten lassen sich aus TIME4 an die Lohn- und Gehaltssoftware DATEV per Schnittstelle übergeben. So entfällt auch an dieser Stelle manueller Aufwand für Eingaben oder Prüfungen.

Übergangszeit einplanen

Die Einführung von TIME4 erfolgte sukzessive in die bestehenden Abläufe. So wurde für einen festgelegten Zeitraum auf die herkömmliche Weise weitergearbeitet und parallel das neue System eingesetzt. In dieser Zeit wurde TIME4 so weiterentwickelt, dass die vielfältigen Voraussetzungen für übersichtliche Zeitkontendarstellungen und Weiternutzung der Daten geschaffen werden konnten.

Simone Bost selbst ist in dieser Zeit der enge Kontakt zur Entwicklung von M∙SOFT wichtig gewesen. „Gerade in der Hochphase der Einführung hatte ich mit M∙SOFT eine ‘Standleitung‘, damit wir gemeinsam das beste Ergebnis erreichen“, führt Bost aus, die sich nach der intensiven Einführungsphase in gutenHänden weiß. „Mit der aktuellen Lösung ist sicherlich nicht das Ende erreicht, denn durch technische Neuerungen und gesetzliche Vorgaben werden wir uns – gemeinsam mit
M∙SOFT – stetig weiterentwickeln.“

Weitere Informationen zur Zeiterfassung unter: http://www.msoft.de

09.05.2017 08:50

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