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Conlex GmbH: 10 Kriterien zum Pre-Employment Screening im Risikomanagement

Seesen, den 26.08.2009 Sorgfältige Kontrolle von Referenzen verbessert Unternehmenssicherheit

Bis auf die Vorlage eines Führungszeugnisses sind Pre-Employment Screenings in Deutschland wenig verbreitet. Unternehmen gehen hierdurch Risiken ein, die ohne großen Aufwand vermeidbar wären.

Arbeitnehmer und beauftragte Fremdfirmen stellen ein Unternehmensrisiko dar, wenn ihnen Loyalität sowie Zuverlässigkeit fehlen. Aus diesem Grund setzen Unternehmen in Großbritannien und den USA in ihrem Risikomanagement das Instrument des Pre-Employment Screenings ein, um die Referenzen der möglichen Vertragspartner unter dem Gesichtspunkt der Ehrlichkeit zu überprüfen. Obwohl das deutsche Recht Pre- Employment Screenings ermöglicht, verlassen sich Unternehmen in der Bundesrepublik regelmäßig lediglich auf die Richtigkeit der vorgelegten Referenzen ohne systematische Überprüfungen.

1. Pre-Employment Screening & Risikomanagement

Unabhängig davon, wie das interne Risikomanagement die Auswirkungen und Eintrittswahrscheinlichkeiten eines Schadens durch illoyale Vertragspartner bewertet, stellt das Pre-Employment Screening ein effizienteres Instrument gegenüber der Vorlage eines Führungszeugnisses dar.

Studien belegen, dass der Anteil von falschen Referenzen bei 19 % liegt. (vgl. Studie von http://www.powerchex.co.uk aus dem Jahr 2009). Führt ein Unternehmen keine Screenings durch, so ist davon auszugehen, dass ein beachtlicher Teil der Vertragspartner, durch einen Betrug im Sinne von § 263 Strafgesetzbuch einen Arbeitsplatz oder Auftrag erhalten hat

Bereits heute schließen Unternehmen bei Besetzung von sicherheitsrelevanten Positionen Personen aus, die in der Vergangenheit wegen Vermögensdelikten auffällig waren. Aus diesem Grund sieht das Risikomanagement häufig die Maßnahme vor, dass Bewerber für sicherheitsrelevante Bereiche obligatorisch ein Führungszeugnis vorlegen müssen. Das Führungszeugnis unterliegt jedoch der Einschränkung, dass lediglich Eintragungen ab einer gewissen Schwere bei rechtskräftiger Verurteilung bestehen. Wichtige Aspekte zur Loyalität und Zuverlässigkeit einer Person, wie Anfangsverdachte, Ermittlungsverfahren oder Zeiten in Untersuchungshaft, bleiben vollkommen unberücksichtigt. Vermutlich würden bei den meisten Unternehmen selbst Anfangsverdachte die Vertragsverhandlungen sofort beenden. Die sorgfältige Analyse der vorgelegten Referenzen bietet hier die Möglichkeit, die Neigung der betroffenen Personen zu Anstellungsbetrug und Urkundenfälschung in eigener Regie zu überprüfen.

2. Pre-Employment Screening & Datenschutzrecht

Pre-Employment Screenings verstoßen nicht gegen das deutsche Datenschutzrecht.

Um Verstöße gegen das Datenschutzrecht zu vermeiden, ist eine Einwilligung der Betroffenen erforderlich. In § 4 Abs. 1 Bundesdatenschutzgesetz heißt es:

"(1) Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten sind nur zulässig, soweit ... der Betroffene eingewilligt hat."

Hierbei ist darauf zu achten, dass die Einwilligung freiwillig erfolgt. In § 4a Abs.1 Satz 1 Bundesdatenschutzgesetz heißt es:

"(1) Die Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie auf der freien Entscheidung des Betroffenen beruht."

Aus diesem Grund ist die Möglichkeit von sog. "Post"-Employment Screenings bei Angestellten in Deutschland unmöglich. In der Regel wird der Angestellte aufgrund des bestehenden Über- und Unterordnungsverhältnisses zum Arbeitgeber nicht mehr freiwillig einwilligen können.

3. Pre-Employment Screening & Individualarbeitsrecht

Hinsichtlich des deutschen Individualarbeitsrechts bestehen keine Bedenken gegen Screenings, wenn die betroffene Person vor Durchführung einwilligt.

Die Frage des Arbeitgebers, um die erforderliche Einwilligung der betroffenen Person zu erhalten, verstößt nicht gegen arbeitsrechtlich anerkannte Grundsätze. Richtig ist, dass das Fragerecht des Arbeitgebers während des Bewerbungsprozesses teilweise eingeschränkt ist. Dies gilt bei Fragen zu Themen, wie Schwangerschaften, Gewerkschafts- und Parteizugehörigkeit oder verwandten Themen, die mittlerweile zusätzlich im Gleichstellungsgesetz geregelt sind. Die Frage nach einer Einwilligung zu einem Pre-Employment Screening fällt hingegen nicht in die oben genannten Schutzbereiche, da die Richtigkeit der Bewerbungsunterlagen in objektiver Hinsicht von wesentlicher Bedeutung für die Einstellungsentscheidung des Arbeitgebers ist.

4. Pre-Employment Screening & Kollektivarbeitsrecht

Pre-Employment Screenings verstoßen nicht gegen das deutsche Kollektivarbeitsrecht.

Bei der Einführung von Pre-Employment Screenings ist auf die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats gemäß § 94 Abs. 2; § 99 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 2 in Verbindung mit § 95 Betriebsverfassungsgesetz zu achten. Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass auch der Betriebsrat ein Interesse an der Überprüfung von Bewerbungsunterlagen hat, wenn:

1. der Betroffene einwilligt und
2. sensible Bereiche der Unternehmenssicherheit betroffen sind.

Weiterhin kann das Mitbestimmungsrecht dazu genutzt werden, um im Vorfeld eine Entscheidung darüber zu treffen, für welche Zielgruppen ein Pre-Employment Screening in Frage kommt. Sollen hingegen Pre-Employment Screenings nur in Ausnahmefälle eingesetzt werden, so ist zu beachten, dass der Betriebsrat hierfür keine Mitbestimmungsrechte besitzt.

5. Pre-Employment Screening & Deliktsrecht

Pre-Employment Screenings bieten einen positiven Ansatz zur Haftungserleichterung des Unternehmens gemäß § 831 Abs.1 Satz 2 BGB.


Bei deliktischer Haftung eines Angestellten kann es zu einer riskanten Haftung des Unternehmens kommen, wenn die Schadenshandlung bei der Verrichtung der Arbeit eingetreten ist. Nach § 831 Abs. 1 Satz 2 BGB kann sich das Unternehmen der Haftung entziehen, wenn der Nachweis gelingt, dass das Unternehmen beim Auswahlprozess des Angestellten sorgfältig gearbeitet hat. Der Bericht eines Pre-Employment Screenings erbringt den entsprechenden Nachweis .

6. Pre-Employment Screening & Prüfungsinhalte

Das Pre-Employment Screening ist keine komplette Durchleuchtung von Identitäten.


Bei einem Pre-Employment Screening werden nur die Tatsachen überprüft, die für die Ausübung der geplanten Tätigkeit von Notwendigkeit sind. Normalerweise beziehen sich die Überprüfungen ausschließlich auf die in der Referenzliste, meist Lebenslauf, angegebenen Fakten. Nur in besonderen Ausnahmefällen kommt es zu Untersuchungen, die den Bestimmungen des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes entsprechen.

Interessanterweise nehmen Behörden seit Mitte der 90'er Jahre durch das Sicherheitsüberprüfungsgesetz für sich in Anspruch, Personen und deren Hintergründe systematisch zu überprüfen. Warum sollten Unternehmen auf die bestehenden Prüfungsmöglichkeiten in ihrem Risikomanagement verzichten? Es gibt keinen Grund zu der Annahme, dass unternehmerische Belange weniger schützenswert sind als behördliche Interessen.

7. Pre-Employment Screening & Entscheidungsprozesse

Das Pre-Employment Screening ist während der gesamten Phase vor Vertragsschluss einsetzbar.


Wegen der Voraussetzung der freiwilligen Einwilligung können Screenings nach Vertragsschluss nicht mehr durchgeführt werden. Der typische Einsatz in zeitlicher Hinsicht liegt bei der Bewerberauswahl nach Bestimmung der in Frage kommenden Kandidaten. Entsprechendes gilt bei der Vergabe eines Auftrags an Fremdfirmen

8. Pre-Employment Screening & ISO 27001

Das Pre-Employment Screening ist eine Handlungsempfehlung des ISO 27001 Standards für die Sicherheit von IT-Systemen.

Wegen der Verletzlichkeit von IT-Systemen beinhaltet der "best-practice"-Ansatz ISO/IEC 27002:2005 in der 8. Sektion "Personnel Security" unter 6.1. ausdrücklich die Integration von Pre-Employment Screenings für Informationssicherheits-Managementsysteme. Auch andere ausländische Standards haben die Wichtigkeit von Screenings für die Unternehmenssicherheit erkannt. So zum Beispiel das britische Pendant der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht , die Financial Services Authority (http://www.fsa.gov.uk ), die ausdrücklich allen Teilnehmern des Finanzmarktes zu Pre-Employment Screenings rät, um Risiken durch fehlerhafte Bewerberauswahl zu minimieren.

9. Pre-Employment Screening & Kandidaten (hinter den Datenschutz)


Pre-Employment Screening ist kein Instrument, um den gesamten Personalbestand zu überprüfen, sondern eignet sich ausschließlich für neue Bewerber.

Zunächst ist wegen der erforderlichen Einwilligung eine Überprüfung von bereits eingestellten Mitarbeitern unmöglich. Weiterhin ergibt sich regelmäßig, dass das Risikomanagement lediglich ein Screening für die Mitarbeitergruppen vorsieht, bei denen der mögliche Schadensfall besonders schwere Auswirkungen nach sich zieht. Hierbei kann jede Organisation eine eigene Risikobewertung aufstellen, um den gewünschten Grad an Prävention zu erreichen.

10. Pre-Employment Screening & Langfristigkeit

Pre-Employment Screenings sind ein langfristig wirksames Instrument des Risikomanagements.

Da momentan aus rechtlichen Gründen nur die Überprüfung von neuen Mitarbeitern möglich ist, so verkleinert sich die Risikominimierung auf den genannten Personenkreis. Diese Gruppe wird bei systematischem Einsatz von Screenings mit der Zeit immer größer, so dass langfristig gesehen, alle sicherheitsrelevanten Positionen durch ein Pre-Employment Screening abgesichert sind.

26.08.2009 09:53

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