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Europa Park schwört auf die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle von ISGUS

In einem Vergnügungspark mit mehreren tausend Mitarbeitern und starken saisonalen Schwankungen ist es nicht einfach, die Arbeitszeiten in den zahlreichen Einsatzstellen zu erfassen.
Moderne Software bietet hier unverzichtbare Hilfe.

Mag sein, dass sich Barbara, Torsten und Melanie zufällig schon mal begegnet sind. Erinnern würden sie sich daran jedenfalls nicht, denn sie wissen gar nichts voneinander – obwohl sie denselben Arbeitgeber und ähnliche Arbeitszeiten haben. Doch bei 3000 Kollegen und Arbeitsplätzen, die sich auf 85 Hektar verteilen, ist die Wahrscheinlichkeit gering, dass sie sich je über den Weg laufen. Und doch treffen sie praktisch stündlich aufeinander, wenn auch auf virtuellem Wege: Ihre Zeit- und Leistungsdaten werden nämlich elektronisch erfasst, zentral in die Personalstelle übertragen und dort für die Lohn und Gehaltsabrechnung weiterverarbeitet.
Die drei jungen Leute arbeiten im „Europa-Park“, Deutschlands größtem Freizeit- und Vergnügungsressort im baden-württembergischen Rust bei Freiburg. Während Barbara und Melanie schon seit ein paar Jahren dabei sind, hat Torsten erst im vergangenen Frühjahr angefangen. Ihn reizt der Arbeitsplatz, denn er liebt Vergnügungsparks. Als kleiner Junge hat er den Europa-Park schon einmal mit seinen Eltern besucht. Dass er jetzt selbst hier steht in der „ Abenteuer-Atlantis“-Bahn im Griechischen Themenbereich und fröhlichen Kindern und Erwachsenen aus den Waggons hilft, macht ihm großen Spaß. Barbara wiederum arbeitet in der „Boutique Euromaus“ im französischen Quartier, wo es Bekleidung und Accessoires für die Kleinsten gibt. Und Melanie ist meistens im „ Ancora-Snack“ anzutreffen, einem gemütlichen Schnellrestaurant im portugiesischen Teil.
Drei Mitarbeiter von rund 3000, die in der Hochsaison hier beschäftigt sind oder auf Abruf zur Verfügung stehen. Über 100 Attraktionen und Shows, Restaurants und Ladengeschäfte warten auf dem Gelände, dessen Themenbereiche und Achterbahnen, authentisch und historisch nachempfundene Bauten schon von weitem zu erkennen sind, auf Groß und Klein.

Komplexes Projekt
Mit vier Erlebnishotels und knapp 5000 Betten ist der Europa-Park ganz nebenbei das größte Hotelressort Deutschlands. Dass das alles eine enorme organisatorische Herausforderung bedeutet und damit auch der Zeitwirtschaft einiges abverlangt, kann man sich leicht vorstellen. „So ein umfangreiches, differenziertes und aufwändiges Projekt hat man nicht alle Tage“, sagt Alexander Götz nicht ganz ohne Stolz. Er ist Geschäftsführer der IVS Zeit + Sicherheit GmbH, die als ISGUS-Vertriebszentrum Südwest im baden-württembergischen
Lahr den Europa-Park betreut.
Die reine Zeiterfassung geschieht im Europa-Park zunächst an den rund 25 Terminals. Aufgestellt sind sie zum einen an den verschiedenen Eingängen, an denen die Magnetkarten über das System „ZEUS“ zugleich als Ausweise für die Zutrittskontrolle dienen, und zum anderen innerhalb der Länderzonen – möglichst zentral und arbeitsplatznah, um Wegezeiten für die Mitarbeiter zu sparen. Es gibt Mitarbeiter an den Eingangskassen, Personal in Restaurants und den Hotels, Service- und Aufsichtspersonal an den Fahrbetrieben, Einlasskontrolleure in den Show-Gebäuden, viele davon reine Aushilfskräfte. Hinzu kommen die Verwaltungsangestellten, Handwerker, Techniker und Reinigungskräfte, die zum Teil auch abends oder nachts ihrer Arbeit nachgehen.
Dabei darf man nicht vergessen, dass bis auf rund 800 Mitarbeiter, die das ganze Jahr durchgängig beschäftigt sind, die meisten saisonal in Lohn und Brot stehen. Denn in der warmen Jahreszeit sind naturgemäß mehr Attraktionen geöffnet als im kalten Winter. Allerdings gibt es inzwischen selbst dann genügend Veranstaltungen und Attraktionen – etwa eine Eisbahn, den Weihnachtsmarkt und die Zirkusrevue, Ausstellungen und Filmvorführungen – die ein großes Publikum anziehen. Von den Tagungsmöglichkeiten in den Erlebnishotels Colosseo, Castillo Alcazar, El Andaluz und Santa Isabel ganz zu schweigen. Ein Großteil der Beschäftigungsverhältnisse dauert allerdings nur acht Monate am Stück. Daher verwaltet der Europapark über 20 000 Personaldatensätze mit der neuen Software. Nur 3000 davon sind die so genannten aktiven Mitarbeitern, die in der Hochsaison eingesetzt sind. Weitere 1000 stehen auf Abruf bereit. Bei den anderen handelt es sich um Datensätze aus vergangenen Jahren, die gleichwohl aus Steuer- und Buchhaltungsgründen dokumentiert bleiben müssen. Welchen Aufwand das alles für die Personalabteilung bedeutete, als Zeiterfassung sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung noch manuell auf Papier vonstatten gingen, daran erinnert sich Personalleiter Armin Schmidt noch gut. „Ich kann mir eine Arbeit ohne Computerunterstützung gar nicht mehr vorstellen“, betont er. Die für die Teamleitung Lohn und Gehalt zuständige Grit Löbelt kann ihm da nur beipflichten: „Die Arbeitsentlastung ist enorm. Wir haben durch das System die Zahl der Überstunden kolossal verringert. Ohne die elektronische Zeiterfassung wäre das alles gar nicht mehr zu stemmen.“ Die Zeitdaten aus dem gesamten Park laufen in der Personalstelle zusammen und werden dort direkt in das Lohn- und Gehaltsprogramm „Addisson“ exportiert, so dass gleich abgerechnet werden kann. Ein großer Pluspunkt der Zeiterfassungssoftware ist dabei die so genannte Multiuser-Fähigkeit: Rund 100 Mitarbeiter, Abteilungs- und Gruppenleiter können darauf zugreifen, um sich für ihr spezielles Umfeld einen Überblick zu verschaffen. Die Zugriffsberechtigungen sind streng reglementiert.


Alexander Götz erläutert eine weitere Herausforderung: „Beim Europa-Park geht es nicht nur darum, die Arbeitszeiten auf Basis verschiedenster Lohnarten zu erfassen, sondern sie auch mit verschiedenen Kostenstellen in Beziehung zu setzen.“

Differenzierte Kostellenerfassung
Dazu sind rund 130 Kassen in den Restaurants, Hotels und Geschäften eingebunden, an denen sich das Bedienpersonal an- und abmeldet und so einen Echtzeit-Überblick über die Auslastung ermöglicht. Je nach Bedarf wechseln nämlich „Springer“ wie Torsten innerhalb der Themenparks die Kostenstelle, mitunter mehrfach pro Schicht: Denn nicht immer arbeitet er nur bei Abenteuer Atlantis, sondern springt auch ein, wenn in der Mittagszeit in der nahe gelegenen „Taverna Mykonos“ die Personalkapazitäten knapp werden. Ähnlich verfahren Melanie und Barbara in der „Boutique Euromaus“ und im „Ancora-Snack“ und wechseln kurzfristig zum „Magic Cinema“ oder zur „Casa da Aventura“. Auf diese Weise lassen sich die Personalkosten auf einen Blick den einzelnen Kostenstellen zuordnen.
„In einem Vergnügungspark ist Flexibilität angesagt, vor allem wegen des Wetters“, erklärt Personalleiter Schmidt. „Sagt der Wetterdienst Regen voraus, stellen wir uns auf weniger Besucher ein. Beginnt der Tag dann dennoch sonnig und warm und die Besucher stehen Schlange, muss unsere Planung ganz schnell angepasst werden. Da ist es schon sehr hilfreich, wenn die Zeitung Kostenstellendaten ohne großen Aufwand für uns verfügbar sind und eine Anwesenheitskontrolle möglich ist.“ Die elektronische Zeiterfassung ermöglicht der Personalverwaltung, zu jedem Zeitpunkt per Mausklick den aktuellen Stand der Dinge abzufragen. „Die Personaleinsatzplanung steht als Nächstes auf unserem Programm“, kündigt Personalleiter Armin Schmidt an.

29.06.2010 14:08

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